Recht & Organisation

Rechnungen schreiben

Rechnungen sind kein Nebenprodukt, sondern Teil deines Geschäftsmodells. Wenn du sie sauber aufsetzt, sparst du dir Rückfragen, Zahlungsverzug und spätere Korrekturen.

Reihenfolge

So baust du eine Rechnung richtig auf.

1Kundendaten vollständig erfassen
2Leistung und Leistungszeitraum sauber beschreiben
3Rechnungsnummer fortlaufend vergeben
4Steuerlogik korrekt wählen
5Zahlungsziel und Bankdaten ergänzen
6PDF oder E-Rechnung ausgeben und sauber ablegen

Pflichtangaben

Deutschland und Österreich sauber getrennt.

Deutschland

Grundlage sind vor allem § 14 UStG und für Kleinbeträge § 33 UStDV.

vollständiger Name und Anschrift von dir
vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
Ausstellungsdatum
fortlaufende Rechnungsnummer
Steuernummer oder USt-IdNr.
Menge und Art der Leistung oder handelsübliche Bezeichnung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Nettoentgelt
Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
bei Kleinunternehmerregelung ein klarer Hinweis, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird

Österreich

Grundlage ist vor allem § 11 UStG; bei Kleinbeträgen gelten vereinfachte Regeln, aber die Vorlage ist auf den vollständigen Standard ausgelegt.

Name und Anschrift von dir
Name und Anschrift des Kunden
Ausstellungsdatum
fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
Entgelt netto
Steuersatz und Steuerbetrag oder Befreiungshinweis
deine UID, wenn sie erforderlich ist
UID des Kunden in Fällen, in denen sie gesetzlich nötig ist
bei Kleinunternehmerregelung ein klarer Hinweis auf die Befreiung

Software

Welche Tools für Rechnungen sinnvoll sind.

Lexware Office

Sehr gut für Gründer in Deutschland, die Rechnungen, Mahnungen und E-Rechnungen in einem Tool bündeln wollen.

starker Deutschland-Fokus
E-Rechnungen
Angebote und Mahnungen
gute Eignung für Solo-Selbstständige

Für Österreich nicht die erste Wahl.

Zur Software

sevdesk

Gut für Deutschland und Österreich, wenn du Rechnungen, Belege und laufende Buchhaltung zusammenhalten willst.

DE- und AT-Angebot
E-Rechnung
Belegmanagement
saubere Cloud-Lösung

Vor dem Abschluss immer prüfen, ob dein konkreter Länderfall und deine Steuerlogik wirklich abgedeckt sind.

Zur Software

FastBill

Gut für Selbstständige in Deutschland, die viel Wert auf Rechnungen, Mahnungen und schlanke Abläufe legen.

stark bei Rechnung, Mahnung und Belegablage
klarer Freelancer-Fokus
gute Automatisierungen

Für Österreich weniger naheliegend als spezialisierte Alternativen.

Zur Software

Accountable

Besonders interessant für Solo-Selbstständige, die eine einfache App-Logik und Steuerbegleitung mögen.

starker Freelancer-Fokus
E-Rechnung
mobile Nutzung
verständliche Oberfläche

Vor Abschluss prüfen, ob dein Leistungs- und Länderfall vollständig passt.

Zur Software

Fehler vermeiden

Diese Punkte machen Rechnungen unnötig unerquicklich.

Leistungsdatum weglassen
Rechnungsnummern doppelt oder chaotisch vergeben
nur ein vages Sammelwort wie „Dienstleistung“ schreiben
falschen Steuerhinweis bei Kleinunternehmerregelung verwenden
Rechnung ohne vollständige Kundenadresse verschicken
Rechnungen versenden, aber nirgends systematisch ablegen